Buchhaltung für Ferienwohnungen: Ablauf mit CSV-Vorlage

Für die Buchhaltung einer Ferienwohnung brauchst du drei zusammenhängende Spuren: Buchungen, Belege und Geldbewegungen. Jede Reservierung sollte sich vom Datensatz im Buchungssystem über Gast- und Portalbelege bis zur Auszahlung auf dem Bankkonto verfolgen lassen. Welche Steuerformulare, Steuersätze und Aufzeichnungspflichten für dich gelten, klärst du einmal sauber für deinen Betrieb.

Dieser Leitfaden zeigt den operativen Monatsablauf und ersetzt keine Steuerberatung. Bei meinen eigenen zwei vollständig automatisierten Ferienwohnungen ist das Property-Management-System (PMS) die Quelle für Buchungsdaten. Portalabrechnungen, Belege und Bankbewegungen werden dagegen abgestimmt, damit Abweichungen sichtbar werden.

Welche Buchhaltung brauchst du für eine Ferienwohnung?

Der notwendige Umfang hängt zuerst von der steuerlichen Einordnung ab. Eine private Ferienvermietung, ein Gewerbebetrieb und eine Kapitalgesellschaft haben unterschiedliche Pflichten. Umsatzsteuer und Einkommensteuer werden außerdem getrennt beurteilt.

Für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung regelt § 21 EStG die Einkunftsart. ELSTER verlangt bei dieser Einordnung für eine Ferienwohnung oder kurzfristige Vermietung zusätzlich zur Anlage V die Anlage V-FeWo. Das Formular fragt auch Vermietungs-, Selbstnutzungs- und Leerstandstage ab.

Ob deine Vermietung wegen ihrer Organisation und zusätzlicher Leistungen als Gewerbebetrieb gilt, ist eine Einzelfallfrage. Lege deshalb vor dem ersten Buchungsmonat mit deinem Steuerberater diese Punkte fest:

Die kurzfristige Beherbergung fällt nicht unter die allgemeine Umsatzsteuerbefreiung für Grundstücksvermietung, wie § 4 Nummer 12 UStG klarstellt. Soweit die Umsätze steuerpflichtig sind, nennt § 12 Absatz 2 Nummer 11 UStG für die kurzfristige Vermietung von Wohn- und Schlafräumen den ermäßigten Steuersatz. Eigenständige Nebenleistungen können anders behandelt werden.

Für die Kleinunternehmerregelung nennt § 19 UStG bei einem im Inland ansässigen Unternehmer 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Gründungsjahr, verbundene Tätigkeiten und einzelne Sonderfälle gehören in die individuelle Prüfung.

Welche Daten gehören zu jeder Buchung?

Ein vollständiger Buchungssatz verbindet Reservierung, Leistung, Abrechnung und Zahlung. Der Name des Gastes und der Bankbetrag reichen dafür nicht.

Der Leistungszeitraum ist wichtig, weil Buchung, Aufenthalt und Auszahlung in verschiedene Monate fallen können. Ein Gast bucht im Januar, reist im März an und die Plattform zahlt im März oder April aus. Dein Export sollte diese drei Daten getrennt halten.

Bei meinen Wohnungen hat jede Reservierung eine eindeutige ID im PMS. Diese ID ist der gemeinsame Schlüssel für Portalabrechnung, Zahlung und Monatsliste. Dadurch suche ich eine Differenz an einer Buchung und nicht in mehreren unverbundenen Tabellen.

Warum ist die Auszahlung nicht automatisch dein Umsatz?

Eine Plattformauszahlung ist der Betrag, der übrig bleibt, nachdem die Plattform Gebühren, Erstattungen und Verrechnungen abgezogen hat. Für die Buchhaltung musst du ihre Bestandteile nachvollziehen können.

Frei gewählte Beispielrechnung:

Die 425 € sind ein guter Kontrollwert. Aus dem Bankumsatz allein lässt sich die 75-€-Gebühr jedoch nicht als eigener Beleg erkennen. Stimmt der Auszahlungsbetrag nicht mit Buchungen und Abrechnung überein, prüfst du zuerst Stornierungen, zeitversetzte Auszahlungen, Zahlungsgebühren und Sammelabrechnungen.

Verlasse dich auch nicht darauf, dass Plattformdaten außerhalb deiner eigenen Unterlagen unsichtbar bleiben. Das Bundeszentralamt für Steuern beschreibt im DAC7-Verfahren, dass Plattformbetreiber Informationen zu Anbietern und ihren Vergütungen melden. Dein Ziel ist deshalb eine Buchungsliste, deren Jahressumme zu deinen Belegen und Steuerunterlagen passt.

Rechnungen ausländischer Plattformgesellschaften markierst du separat. § 13b UStG kann die Steuerschuld für bestimmte Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers auf den Leistungsempfänger verlagern. Die konkrete Rechnung und dein Umsatzsteuerstatus entscheiden, wie dieser Fall behandelt wird.

Reicht Excel für die Buchhaltung einer Ferienwohnung?

Eine Tabelle ist als Monatsabgleich brauchbar. Sie hilft dir, Buchungen, Gebühren und Auszahlungen zu verbinden und fehlende Belege zu finden. Als einziges Archiv ist eine frei überschreibbare Datei riskant.

Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 verlangen, dass elektronische Buchungsbelege in ihrem empfangenen Format aufbewahrt werden. Bei einer E-Rechnung reicht der strukturierte Teil, solange ein zusätzlicher lesbarer Teil keine zusätzlichen oder abweichenden steuerlich relevanten Informationen enthält.

Die CSV-Vorlage für den Monatsabgleich ist deshalb bewusst ein Arbeitspapier. Sie ersetzt weder dein PMS noch das Belegarchiv oder die Buchhaltungssoftware. Speichere darin Referenzen und Kontrollwerte; die Originalrechnungen, Portaldateien und Kontoauszüge bleiben in ihrem ursprünglichen Format erhalten.

Wie organisierst du Belege und Aufbewahrung?

Speichere Belege nach Jahr und Monat, behalte den Originaldateinamen als Teil der Referenz und ergänze eine eindeutige Buchungs-ID. Die Struktur muss auch nach einem Wechsel des PMS oder Buchhaltungssystems verständlich bleiben.

Ein praktikabler Monatsordner enthält:

1. Gastrechnungen und Korrekturen
2. Portalabrechnungen und Gebührenrechnungen
3. Zahlungsdienstleister- und Banknachweise
4. Eingangsrechnungen für Reinigung, Ausstattung und laufende Kosten
5. Nachweise zu Kurtaxe oder kommunaler Übernachtungssteuer
6. den abgeschlossenen Monatsabgleich mit offenen Abweichungen

Soweit § 147 AO auf deine Unterlagen anzuwenden ist, nennt er zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige steuerlich relevante Unterlagen. Unternehmer müssen eigene Rechnungsdoppel und empfangene Rechnungen nach § 14b UStG acht Jahre aufbewahren. Der Fristbeginn richtet sich nach der Unterlagenart. § 147 Absatz 4 AO knüpft etwa an die letzte Eintragung, die Aufstellung, den Empfang oder die Entstehung des Belegs an; für Rechnungen nach § 14b UStG beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres ihrer Ausstellung.

Als inländischer Unternehmer musst du seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln. Das Bundesfinanzministerium erklärt in seinen E-Rechnungs-FAQ, dass private Endverbraucher von der B2B-Pflicht nicht betroffen sind. Strukturierte Eingangsrechnungen solltest du im Originalformat archivieren können.

Wie läuft der Monatsabschluss für deine Ferienwohnung?

Ein fester Monatsabschluss verhindert, dass fehlende Belege erst bei der Steuererklärung auffallen. Führe die Schritte jeden Monat in derselben Reihenfolge aus:

1. Exportiere alle Buchungen mit Anreise, Abreise, Status und Beträgen aus dem PMS.
2. Lade Portalabrechnungen, Gebührenrechnungen und Zahlungsdienstleister-Belege im Originalformat herunter.
3. Ordne jede Auszahlung den enthaltenen Buchungen und Erstattungen zu.
4. Prüfe Gastpreis, Gebühren, Auszahlung und kommunale Abgaben auf Differenzen.
5. Erfasse Eingangsrechnungen und ordne sie dem richtigen Objekt und Zeitraum zu.
6. Markiere Reverse-Charge-, Storno- und Anzahlungsfälle für die steuerliche Prüfung.
7. Archiviere die Quellen und übergib den abgestimmten Export an Buchhaltungssoftware oder Steuerberater.

Für Kurtaxe und lokale Abgaben brauchst du eine eigene Spur, weil diese Beträge nicht automatisch dieselbe steuerliche Behandlung wie dein Übernachtungsumsatz haben. Der Leitfaden Kurtaxe von der Buchung bis zur Abrechnung automatisieren zeigt diesen Datenweg. Für Hamburg stehen Sätze und Fristen im Ratgeber zur Tourismussteuer für Ferienwohnungen.

Welche Software brauchst du für die Buchhaltung deiner Ferienwohnung?

Verteile die Aufgaben auf klare Systemrollen. So erkennst du, welches System einen Datensatz erzeugt und welches ihn nur kontrolliert oder weiterverarbeitet.

Das PMS sollte vollständige Exporte liefern und eindeutige Buchungs-IDs behalten. Welche Systeme dafür infrage kommen, zeigt der Vergleich von Buchungssystemen für Ferienwohnungen. Der Pillar Ferienwohnung automatisieren ordnet den Buchhaltungs-Export in die gesamte Kette von Buchung, Check-in, Reinigung und Zahlung ein.

Was du für den nächsten Monatsabschluss festlegen solltest

Kläre mit deinem Steuerberater zuerst Einkunftsart, Umsatzsteuerstatus, Reverse-Charge-Fälle und die Trennung deiner Objekte. Nimm danach einen abgeschlossenen Monat und gleiche jede Buchung mit Beleg und Bankbewegung ab.

Wenn du diesen Ablauf technisch verbinden willst, beginne mit einer eindeutigen Buchungs-ID und einem vollständigen PMS-Export. Mein Ansatz für die Datenkette steht unter Automatisierung für Ferienwohnungen.

Häufige Fragen

01Muss ich als privater Vermieter einer Ferienwohnung Buchhaltung führen?+

Du musst deine steuerlich relevanten Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar erfassen und die zugehörigen Unterlagen aufbewahren. Ob zusätzlich eine formelle Buchführung, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder eine Bilanz nötig ist, hängt von der steuerlichen Einordnung und deiner Rechtsform ab.

02Brauche ich für eine Ferienwohnung die Anlage V-FeWo?+

Wenn deine Einkünfte als Vermietung und Verpachtung eingeordnet werden, verlangt ELSTER zusätzlich zur Anlage V die Anlage V-FeWo. Dort werden unter anderem Vermietungs-, Selbstnutzungs- und Leerstandstage abgefragt. Bei gewerblichen Einkünften gelten andere Formulare.

03Wie erfasse ich eine Airbnb- oder Booking.com-Auszahlung?+

Stimme die Auszahlung gegen die einzelnen Buchungen, Stornierungen, Plattformgebühren und Zahlungsbelege ab. Der ausgezahlte Nettobetrag zeigt allein nicht, wie sich Erlös und Kosten zusammensetzen. Welche Beträge du steuerlich wie erfasst, muss zu Vertrag, Abrechnung und deiner steuerlichen Einordnung passen.

04Reicht Excel für die Buchhaltung einer Ferienwohnung?+

Excel oder eine CSV-Datei eignet sich als Abstimmhilfe und Auswertung. Eine frei veränderbare Tabelle sollte nicht das einzige Archiv für steuerlich relevante Ursprungsdaten und Belege sein. Originaldateien, Änderungen und Übertragungen müssen über den gesamten Prozess nachvollziehbar bleiben.

05Wie lange muss ich Belege zur Ferienwohnung aufbewahren?+

Für Unternehmer sind eigene Rechnungsdoppel und empfangene Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz acht Jahre aufzubewahren. Soweit § 147 AO auf deine Unterlagen anzuwenden ist, nennt er zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige steuerlich relevante Unterlagen. Weitere oder verlängerte Fristen können im Einzelfall hinzukommen.